При использовании, работе и архивации документы должны оставаться в аккуратном виде. Решить вопрос помогают пластиковые и картонные папки. В этой статье мы расскажем, как правильно подобрать папку для комфортной работы в определенной сфере, на какие характеристики стоит обратить внимание.
Для различных типов офисной работы подходят определенные виды папок
Просмотреть и подобрать папки для работы в офисе и домашнего использования можно в каталоге нашего интернет-магазина.
Какую папку выбрать?
Папки-планшеты (папки с зажимом) применяются в самых различных сферах, они незаменимы при ведении документооборота развлекательного, ресторанного или гостиничного бизнеса. Этот вид изделий также называют «клипборды», так как они часто служат держателем документа в процессе презентации, доклада или выступления. Весомый плюс – не требуется дополнительная перфорация бумажных листов.
Клипборды востребованы в самых разных сферах
Клипборды изготавливают без крышки и с закрывающейся крышкой – такой вариант имеет вид книжки, эту папку удобно брать с собой. Она легко кладется как в женскую сумку, так и в сумку для ноутбука или дипломат.
Клипборды- книжки дополнительно защищают документы внутри от падений и заломов благодаря металлическим уголкам, что делает их незаменимыми в офисной сфере.
Оформление прайс-листов, прейскуранта услуг или правил поведения в заведении наиболее часто происходит с применением клипбордов. Механизм «клип» удобен и тем, что не деформирует листы при зажатии – это важно для официальных документов, грамот и договоров.
Папки-скоросшиватели используются для наглядной демонстрации документов клиентам
Папки для офиса сферы услуг
Для работы с клиентами в офисных компаниях, занятых в сфере услуг, могут быть рекомендованы два основных вида папок:
- Мягкие папки-скоросшиватели. Такой тип изделий зачастую выпускается с прозрачным первым листом. При работе с такой папкой применяются перфорированные файлы. Или же можно перфорировать дыроколом сами бумажные листы. Папки-скоросшиватели используются в киноиндустрии, сфере образования, на научных конференциях. Лучше всего этот вид подойдет для наглядной демонстрации материала клиентам.
Дополнительными плюсами можно назвать удобство хранения, легкость транспортировки, небольшой вес, наличие мягкого металлического фиксатора для листов. Это предотвращает повреждение содержимого при перевозке или частом просмотре.
- Папки с прозрачными вкладышами. Меню, каталоги и демонстрационные материалы удобнее всего хранить в папке с прозрачными вкладышами, которые вклеены в корешок корпуса из пластика. Не требуется дополнительная перфорация бумажного носителя, содержимое легко сгруппировать по темам. Этот вид изделий пользуется заслуженной популярностью не только в офисе, но и в сфере услуг, коммерческой деятельности. Чаще всего изготавливаются по технологии «три винта», как, например, данная модель.
Документы внутри такой папки надежно зафиксированы, разделены по содержанию и тематике, защищены от влаги и загрязнений. Не теряют свой внешний вид при частом использовании, их удобно демонстрировать клиентам или сотрудникам.
Папки с прозрачными вкладышами удобны для размещения каталогов, демонстрационных листов
Когда требуются папки-короба?
Этот вид изделий широко востребован в крупных офисных организациях, при организации бухгалтерского учета.
Защищают документы внутри от влаги и механических повреждений, делая безопасной их транспортировку. Благодаря плотно закрывающим углы папки резинкам бумажные листы надежно удерживаются внутри нее.
Что такое архивные боксы?
В случах, когда необходима транспортировка документов в больших масштабах и на дальние расстояния, например, при реорганизации офиса, предпочтение отдается архивным боксам.
Данные изделия изготавливаются из трехслойного гофрированного картона или пластмассы. Такие ящики рассчитаны в основном на документы формата А4, выделяют и отдельные модели формата А3, например КОРОБ CLICK&. Боксы для документации активно используются в делопроизводстве – они экономят пространство, защищают бумаги от пыли, влаги, солнечного света, помогают их безопасно транспортировать.
В один бокс может помещаться несколько скоросшивателей или папок с завязками.
При необходимости их также можно использовать не по прямому, офисному назначению. Так, например, боксы могут пригодиться для хранения сезонной одежды, прочитанных книг и журналов, детских игрушек. Кроме того, легкие и прочные картонные ящики могут очень выручить, если вы собираетесь сменить место жительства – их удобно подписывать, переносить и транспортировать.
Папки-короба используют для перевозки большого количества документов, например, при реорганизации офиса
Офисные папки с надежной фиксацией
Как в офисной сфере, так и в повседневной жизни находят применение папки с надежной фиксацией документов и защитой их от внешней среды.
Папки-конверты с кнопкой популярны среди секретарей и личных помощников
К этому разделу можно отнести:
- Папки-уголки, которые изготавливаются из непрозрачного или прозрачного пластика. Наилучшим образом подходят для перевозки документов, переноски билетов и открыток, защиты важных бумаг от влаги. Имеют шов с двух сторон по высоте и ширине – благодаря этому из папки можно легко и удобно достать требуемый документ, а затем вернуть его обратно.
Папки-уголки используют для выдачи определенных бумаг сотрудникам, дома в них хранят документы, например, свидетельства о рождении, выписки, справки, счета.
- Пластиковые папки-конверты с защелкой производятся в форме конверта, плотно закрываются на кнопку. Применяются для хранения и транспортировки билетов, документов, мелких предметов. Благодаря надежной защелке (кнопке, липучке, молнии, резинке) бумаги не выпадут из папки, плотный пластик убережет содержимое от заломов и иных механических повреждений, влаги.
В таких папках обычно хранят квитанции об оплате коммунальных услуг, справки, прочие мелочи. Удобные застежки позволяют с легкостью открыть и закрыть папку и ребенку, и пожилому человеку. Невысокая стоимость делает ее фаворитом сезонных, розничных и оптовых продаж. В офисной среде папки на кнопке часто применяются для хранения чеков и расчетных выписок у секретарей, личных помощников.
