Само словосочетание «правильная организация» способно вызвать у некоторых нервную почесуху, однако для офиса это очень животрепещущая тема, одна из первоочередных по своей актуальности задач. Множественные кипы разноформатных бумаг, архивные отчеты и свежая информация в ожидании анализа, контракты, контакты, реквизиты дорогих клиентов и не менее дорогих партнеров-инвесторов, сваленные в одну кучу – вариант ведения дел, недостойный успешной и процветающей компании.
Специальные картотечные шкафы помогут систематизировать хранение офисной документации
Базовые принципы эргономичности
Эргономика – это наука об оптимальном приспособлении рабочего места, объектов и предметов труда безопасному и эффективному исполнению сотрудником своих должностных обязанностей. Психологи считают, что комфортное рабочее место создает нужный деловой настрой, помогает избежать стресса, разрушительно сказывающегося на физическом и психическом здоровье. Место, где сотрудник проводит 8-10 и более часов в день, прежде всего, должно быть удобным для конкретного человека с учетом его анатомических особенностей. Как правило, у левшей и правшей, у высоких и низкорослых людей требования к рабочей зоне могут существенно отличаться.
Порядок на столе – порядок в голове
Преимущества рационального обустройства рабочего места офисного сотрудника видны невооруженным глазом: на поиск нужного документа уходит минимум сил и времени, штатный персонал тратит свой умственный потенциал исключительно на поиск решений производственных проблем, а не на преодоление полосы препятствий.
Папки с арочным механизмом удобны для разделения рабочих материалов
Разместите тяжелые папки-регистраторы и предметы, к которым приходится обращаться чаще всего, поближе к себе. Плоский монитор, беспроводная мышь и клавиатура занимают гораздо меньше места, поэтому приобретение такой техники позволяет использовать пространство стола более продуктивно.
Не стоит загромождать офисное пространство массивной мебелью, лучше воспользоваться легкими многофункциональными стеллажами на колесиках, которые можно использовать и как подставку для офисной техники, и как двусторонние полки для документов, и как мобильную перегородку между операторами. Отдавайте предпочтение конструкциям, которые позволяют дотянуться до нужных материалов, не вставая.
Правильное расположение пользователя за компьютерным столом
Особое внимание следует уделить креслу, тщательно отрегулировав его высоту, наклон спинки и подголовника таким образом, чтобы глаза находились на уровне или ниже верхнего края монитора, ступни ног стояли на полу, локти свободно лежали на подлокотниках, а шея, локти, позвоночник и поясница при работе не напрягались.
Чтобы сохранить работоспособность в течение рабочего дня, время от времени разминайте кисти рук и отрывайте взгляд от монитора. Позаботьтесь о том, чтобы экран компьютера не бликовал, своевременно очищайте его салфетками из микрофибры от слоя пыли, который размывает четкость изображения, приводит к головным болям и переутомлению глаз.
Секреты оптимального рабочего места
Идеальное рабочее невозможно купить, его можно лишь создать лично, приложив определенные усилия. Ежедневно соблюдайте рекомендации, приведенные ниже, и вскоре ваши усилия превратятся в привычку, доведенную до автоматизма:
Своевременно сортируйте бумаги на своем письменном столе
- Начиная работу, оставляйте на столе только те бумаги, с которыми вам предстоит работать, чтобы не отвлекаться на то, что к делу не относится. Уходя с работы, наведите порядок на письменном столе: уберите все нужные документы в ящик или в шкаф, отработанный материал - в мусорную корзину.
- Приобретите в магазине канцтоваров органайзеры для мелочей, чтобы не искать и не находить скрепки, ручки, ластики и степлеры в самых неожиданных местах.
- Убирайте материалы, с которыми не работаете, в шкаф, архив или в картотеку. Нумерация и литерно-алфавитный каталог существенно сокращают время на поиск той или иной папки. С этой же целью приучите себя своевременно возвращать на место взятые из архива документы.
- Если на столе возник завал из бумаг, разберите и рассортируйте его по возможности скорее, не откладывая в долгий ящик. И лучше не пытайтесь перекладывать эту стопку из одного конца кабинета в другой: скучной работы, скорее всего, избежать не удастся, а вот время будет упущено.
