Согласно законодательству руководство предприятия обязано организовать архивное хранение документов, обеспечив тем самым их сохранность в течение установленного номенклатурой срока хранения.
Архив обеспечивает сохранность документов в течение всего срока хранения
Ежегодно осуществляется экспертиза ценности архивных документов, по результатам работы которой все дела с истекшими сроками хранения подлежат утилизации.
Перечень документов, подлежащих архивному хранению
В обязательном порядке архивному хранению подлежат следующие бумаги:
- Учредительные, распорядительные, организационные документы, отражающие функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления.
- Документы в сфере планирования, ценообразования, финансирования, кредитования, учета и отчетности.
- Документы по организации, тарификации, нормированию, оплате и охране труда.
- Документы по кадровым вопросам.
- Документы о материально-техническом обеспечении деятельности предприятия.
- Документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации.
Перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению, регламентируется государством
Хранение документов может быть временным или постоянным. В любом случае компания обязана обеспечить надлежащие условия для их сохранности в целом и невредимом виде. С этой целью к архивным помещениям выдвигается ряд требований:
- Конструкция здания должна быть прочной, технически и пожароустойчивой, оснащенной отопительной и вентиляционной системой.
- Архивное помещение должно быть максимально защищено от солнечного света.
- Здесь должна быть хорошая циркуляция воздуха, препятствующая повышению уровня влажности, основной причины возникновения грибка и плесени.
- Не допускается наличие в архиве рубильников, открытой электропроводки, негерметичных розеток.
- Чтобы предотвратить урон в случае аварийных ситуаций, архивные помещения следует размещать подальше от газовых, водопроводных, канализационных и магистральных трубопроводов.
- Доступ к архивным документам должен быть ограничен узким кругом должностных лиц.
В качестве оборудования для архива используют автоматизированные системы хранения, металлические стеллажи, мезонинные конструкции, мобильные картотеки, картонные и пластиковые боксы и пр.
Для небольших объемов используется способ ручной прошивки документов
Архивный переплет и расходные материалы для его осуществления
Правила формирования дел, передаваемых в архив, регламентируются внутренними положениями компании. В большинстве случаев оригиналы исполненных документов группируются в папки по отделам, тематическим комплексам либо другим признакам за отчетный период или за календарный год.
На лицевую сторону дела в обязательном порядке наносится титульный лист с заголовком-наименованием содержимого, указанием периода, номенклатурного индекса и срока хранения.
Брошюровка осуществляется с учетом сроков хранения: подшивка в одно дело документов с разными сроками хранения недопустима.
Высокое качество расходных материалов гарантирует надежность крепления сшивов
Переплет дела – надежный способ крепления листов из дела, исключающий их случайное выпадение или несанкционированное изъятие. Для ручной прошивки документов понадобится специальный станок, шило или дрель, толстая длинная игла с большим ушком, зажим для бумаг (струбцина), прочная хлопчатобумажная нить.
Струбцина надежно удерживает пачку документов в процессе брошюрования
Техника архивного сшива выглядит следующим образом:
- Пронумерованные документы складываются в пачку в порядке, установленном правилами.
- В начало и конец под картонную обложку добавляются описи вложения и лист заверения.
- Рекомендуемая толщина сшива – не более 40 мм.
- Одновременно все листы освобождаются от посторонних предметов – скоб, скрепок и пр.
- Подготовленная пачка зажимается в струбцине, после чего в ней шилом или дрелью делаются четыре прокола на расстоянии около 30 мм от верхнего и нижнего края, с интервалом между ними примерно 80 мм.
- В отверстия с помощью иголки продевается нить поочередно с лицевой и тыльной стороны, крепко затянутые концы завязываются узлом на тыльной стороне.
- Корешок сшива, нитяной шов и узлы заклеиваются крафтовой или обычной офисной бумагой.
Сшитые и подписанные документы помещаются в архивные боксы или хранятся в вертикальном положении на стеллажах.
Упростить и ускорить процесс, а также в разы повысить качество позволяет использование станков для архивного переплета, конструкция, функционал и стоимость которых может существенно различаться.
