Архивное хранение документов

Архивное хранение документов
23.04.2019

Согласно законодательству руководство предприятия обязано организовать архивное хранение документов, обеспечив тем самым их сохранность в течение установленного номенклатурой срока хранения.

Архив обеспечивает сохранность документов в течение всего срока хранения

Архив обеспечивает сохранность документов в течение всего срока хранения

Ежегодно осуществляется экспертиза ценности архивных документов, по результатам работы которой все дела с истекшими сроками хранения подлежат утилизации.

Перечень документов, подлежащих архивному хранению

В обязательном порядке архивному хранению подлежат следующие бумаги:

  • Учредительные, распорядительные, организационные документы, отражающие функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления.
  • Документы в сфере планирования, ценообразования, финансирования, кредитования, учета и отчетности.
  • Документы по организации, тарификации, нормированию, оплате и охране труда.
  • Документы по кадровым вопросам.
  • Документы о материально-техническом обеспечении деятельности предприятия.
  • Документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации.
Перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению, регламентируется государством

Перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению, регламентируется государством

Хранение документов может быть временным или постоянным. В любом случае компания обязана обеспечить надлежащие условия для их сохранности в целом и невредимом виде. С этой целью к архивным помещениям выдвигается ряд требований:

  • Конструкция здания должна быть прочной, технически и пожароустойчивой, оснащенной отопительной и вентиляционной системой.
  • Архивное помещение должно быть максимально защищено от солнечного света.
  • Здесь должна быть хорошая циркуляция воздуха, препятствующая повышению уровня влажности, основной причины возникновения грибка и плесени.
  • Не допускается наличие в архиве рубильников, открытой электропроводки, негерметичных розеток.
  • Чтобы предотвратить урон в случае аварийных ситуаций, архивные помещения следует размещать подальше от газовых, водопроводных, канализационных и магистральных трубопроводов.
  • Доступ к архивным документам должен быть ограничен узким кругом должностных лиц.

В качестве оборудования для архива используют автоматизированные системы хранения, металлические стеллажи, мезонинные конструкции, мобильные картотеки, картонные и пластиковые боксы и пр.

Для небольших объемов используется способ ручной прошивки документов

Для небольших объемов используется способ ручной прошивки документов

Архивный переплет и расходные материалы для его осуществления

Правила формирования дел, передаваемых в архив, регламентируются внутренними положениями компании. В большинстве случаев оригиналы исполненных документов группируются в папки по отделам, тематическим комплексам либо другим признакам за отчетный период или за календарный год.

На лицевую сторону дела в обязательном порядке наносится титульный лист с заголовком-наименованием содержимого, указанием периода, номенклатурного индекса и срока хранения.

Брошюровка осуществляется с учетом сроков хранения: подшивка в одно дело документов с разными сроками хранения недопустима.

Высокое качество расходных материалов гарантирует надежность крепления сшивов

Высокое качество расходных материалов гарантирует надежность крепления сшивов

Переплет дела – надежный способ крепления листов из дела, исключающий их случайное выпадение или несанкционированное изъятие. Для ручной прошивки документов понадобится специальный станок, шило или дрель, толстая длинная игла с большим ушком, зажим для бумаг (струбцина), прочная хлопчатобумажная нить.

Струбцина надежно удерживает пачку документов в процессе брошюрования

Струбцина надежно удерживает пачку документов в процессе брошюрования

Техника архивного сшива выглядит следующим образом:

  • Пронумерованные документы складываются в пачку в порядке, установленном правилами.
  • В начало и конец под картонную обложку добавляются описи вложения и лист заверения.
  • Рекомендуемая толщина сшива – не более 40 мм.
  • Одновременно все листы освобождаются от посторонних предметов – скоб, скрепок и пр.
  • Подготовленная пачка зажимается в струбцине, после чего в ней шилом или дрелью делаются четыре прокола на расстоянии около 30 мм от верхнего и нижнего края, с интервалом между ними примерно 80 мм.
  • В отверстия с помощью иголки продевается нить поочередно с лицевой и тыльной стороны, крепко затянутые концы завязываются узлом на тыльной стороне.
  • Корешок сшива, нитяной шов и узлы заклеиваются крафтовой или обычной офисной бумагой.

Сшитые и подписанные документы помещаются в архивные боксы или хранятся в вертикальном положении на стеллажах.

Упростить и ускорить процесс, а также в разы повысить качество позволяет использование станков для архивного переплета, конструкция, функционал и стоимость которых может существенно различаться.


Возврат к списку