Организация картотеки в регистратуре поликлиники

Организация картотеки в регистратуре поликлиники
06.05.2019

Регистратура поликлиники – это структурное подразделение, которое занимается текущей и предварительной записью пациентов к врачу, регулируя равномерность интенсивности нагрузки докторов. Сотрудники регистратуры осуществляют ведение, хранение картотеки амбулаторных медицинских карт, передачу в архив отработанных материалов, а также отвечают за своевременную доставку документации в кабинеты врачей.

Оптимальная организация хранения медицинских карт ускоряет обслуживание пациентов

Оптимальная организация хранения медицинских карт ускоряет обслуживание пациентов

От того, насколько организованным является процесс хранения документов в регистратуре поликлиники, во многом зависит скорость обслуживания и сокращение очереди больных.

Оборудование для ведения картотеки

Для ведения объемной картотеки в регистратуре часто используются стойки, шкафы, файловые тумбочки, стеллажи, изготовленные из металла. В числе их преимуществ следующие качественные характеристики:

Металлические шкафы – лучший способ обеспечить надежность сохранности документов

Металлические шкафы – лучший способ обеспечить надежность сохранности документов

  • Долговечность – срок службы металлического оборудования достигает 30 и более лет.
  • Отсутствие сложностей при монтаже – разборные металлические детали собираются при помощи крепежных элементов, которые продаются в комплекте с оборудованием.
  • Устойчивость к возгоранию – конструкции из металла обладают превосходной огнестойкостью.
  • Вместительность – металлические шкафы могут иметь различные размеры, подходящие даже для маленьких помещений, полки вмещают регистрационные карты любых форматов. Хранить документы можно как вертикальном, так и в горизонтальном положении.
  • Безопасность – картотечное оборудование закрытого типа имеет замки, препятствующие несанкционированному доступу к конфиденциальным документам.
Порядок на стеллажах облегчает поиски нужной амбулаторной карты

Порядок на стеллажах облегчает поиски нужной амбулаторной карты

Еще один вариант – картотеки из ламинированной древесно-стружечной плиты, оформленные в корпоративных или любых других цветах. Чаще всего подобное оборудование используется на ресепшн в частных клиниках, где пациентов гораздо меньше, а красоте обстановки уделяется повышенное внимание.

Незаменимы настольные аксессуары для хранения под рукой карт и рабочих бумаг – подставки, вертикальные и горизонтальные накопители и разделители из прочных и практичных материалов. В них удобно складывать бумажные документы за день, которые в конце смены необходимо вернуть на полки стеллажей или в шкаф.

Подвесная картотека – самый удобный способ хранения документов

Подвесная картотека – самый удобный способ хранения документов

Для ведения и хранения небольших картотек используют запирающиеся металлические боксы с подвесными кард-файлами.

Удобство подвесных картотек

Подвесная регистратура или картотека – один из наиболее удобных и компактных способов хранения документации, который значительно экономит время и не занимает много места. С помощью разноцветных подвесных папок, собранных в единую систему, картотека превращается в прекрасно организованное рабочее пространство. Ее присутствие придает регистратуре эстетичный и аккуратный вид.

Разноцветные подвесные папки сделаны из прочного крафтового картона

Разноцветные подвесные папки сделаны из прочного крафтового картона

Система может быть настольной, мобильной, располагающейся на отдельной тележке-столе или подставке с колесиками, или стационарной, установленной внутри ящиков картотечного шкафа, бокса или тумбы. Монтаж подвесной картотеки не требует особых навыков, так что для преобразования рабочего пространства регистратуры и замены устаревшего оборудования новым не понадобится много времени и сил.

Разноцветные кард-файлы, сделанные из пластика, ламинированного или обычного плотного картона, чрезвычайно прочны, по верхнему краю проходит металлическая рейка с крючками с обеих сторон. Именно крючки удерживают папки в подвешенном состоянии. Их легкое скольжение по боковым рельсам позволяет быстро перебирать папки, мгновенно найти и выудить конкретный файл.

Сменный прозрачный табулятор предназначен для идентификации каталога

Сменный прозрачный табулятор предназначен для идентификации каталога

Каждая подвешенная папка имеет свой прозрачный табулятор со сменным вкладышем, благодаря которому хранящаяся информация может быть систематизирована не только с помощью цвета самого кард-файла, но и с помощью индексных, номерных, символьных или иных обозначений.

Наглядная идентификация обеспечивает эффективную навигацию. Это в разы ускоряет поиск нужного документа, в результате – повышается производительность труда сотрудников регистратуры поликлиники, сокращается очередь, улучшается психологический климат рабочей атмосферы.


Возврат к списку