Регистратура поликлиники – это структурное подразделение, которое занимается текущей и предварительной записью пациентов к врачу, регулируя равномерность интенсивности нагрузки докторов. Сотрудники регистратуры осуществляют ведение, хранение картотеки амбулаторных медицинских карт, передачу в архив отработанных материалов, а также отвечают за своевременную доставку документации в кабинеты врачей.
Оптимальная организация хранения медицинских карт ускоряет обслуживание пациентов
От того, насколько организованным является процесс хранения документов в регистратуре поликлиники, во многом зависит скорость обслуживания и сокращение очереди больных.
Оборудование для ведения картотеки
Для ведения объемной картотеки в регистратуре часто используются стойки, шкафы, файловые тумбочки, стеллажи, изготовленные из металла. В числе их преимуществ следующие качественные характеристики:
Металлические шкафы – лучший способ обеспечить надежность сохранности документов
- Долговечность – срок службы металлического оборудования достигает 30 и более лет.
- Отсутствие сложностей при монтаже – разборные металлические детали собираются при помощи крепежных элементов, которые продаются в комплекте с оборудованием.
- Устойчивость к возгоранию – конструкции из металла обладают превосходной огнестойкостью.
- Вместительность – металлические шкафы могут иметь различные размеры, подходящие даже для маленьких помещений, полки вмещают регистрационные карты любых форматов. Хранить документы можно как вертикальном, так и в горизонтальном положении.
- Безопасность – картотечное оборудование закрытого типа имеет замки, препятствующие несанкционированному доступу к конфиденциальным документам.
Порядок на стеллажах облегчает поиски нужной амбулаторной карты
Еще один вариант – картотеки из ламинированной древесно-стружечной плиты, оформленные в корпоративных или любых других цветах. Чаще всего подобное оборудование используется на ресепшн в частных клиниках, где пациентов гораздо меньше, а красоте обстановки уделяется повышенное внимание.
Незаменимы настольные аксессуары для хранения под рукой карт и рабочих бумаг – подставки, вертикальные и горизонтальные накопители и разделители из прочных и практичных материалов. В них удобно складывать бумажные документы за день, которые в конце смены необходимо вернуть на полки стеллажей или в шкаф.
Подвесная картотека – самый удобный способ хранения документов
Для ведения и хранения небольших картотек используют запирающиеся металлические боксы с подвесными кард-файлами.
Удобство подвесных картотек
Подвесная регистратура или картотека – один из наиболее удобных и компактных способов хранения документации, который значительно экономит время и не занимает много места. С помощью разноцветных подвесных папок, собранных в единую систему, картотека превращается в прекрасно организованное рабочее пространство. Ее присутствие придает регистратуре эстетичный и аккуратный вид.
Разноцветные подвесные папки сделаны из прочного крафтового картона
Система может быть настольной, мобильной, располагающейся на отдельной тележке-столе или подставке с колесиками, или стационарной, установленной внутри ящиков картотечного шкафа, бокса или тумбы. Монтаж подвесной картотеки не требует особых навыков, так что для преобразования рабочего пространства регистратуры и замены устаревшего оборудования новым не понадобится много времени и сил.
Разноцветные кард-файлы, сделанные из пластика, ламинированного или обычного плотного картона, чрезвычайно прочны, по верхнему краю проходит металлическая рейка с крючками с обеих сторон. Именно крючки удерживают папки в подвешенном состоянии. Их легкое скольжение по боковым рельсам позволяет быстро перебирать папки, мгновенно найти и выудить конкретный файл.
Сменный прозрачный табулятор предназначен для идентификации каталога
Каждая подвешенная папка имеет свой прозрачный табулятор со сменным вкладышем, благодаря которому хранящаяся информация может быть систематизирована не только с помощью цвета самого кард-файла, но и с помощью индексных, номерных, символьных или иных обозначений.
Наглядная идентификация обеспечивает эффективную навигацию. Это в разы ускоряет поиск нужного документа, в результате – повышается производительность труда сотрудников регистратуры поликлиники, сокращается очередь, улучшается психологический климат рабочей атмосферы.
