Системы архивации

Системы архивации
14.05.2019

Возможно, когда-нибудь человечество навсегда откажется от бумажных носителей во всех сферах жизнедеятельности. Идеальный электронный офис будет полностью лишен каких-либо бумаг, и, соответственно, каких-либо приспособлений для их хранения. Но пока этого не случилось, необходимость архивировать документы у нас все еще присутствует.

Разноцветные папки украшают интерьер

Разноцветные папки украшают интерьер

Подлежащие длительному хранению бумаги брошюруют в папки с соблюдением установленных правил об организации архивов. В зависимости от номенклатурных сроков хранения выбирают и способ сшива.

Для папок со сроком хранения до 1 года подходит сшив с помощью гибких металлических или пластиковых планок на два отверстия. Важные документы, имеющие сроки хранения до 75 лет и более, прошивают с помощью прочной нити, продетой в четыре отверстия по левому краю переплета.

Виды архивных папок

Для бережного архивного хранения используют различные виды папок – тонкие и толстые, с держателями и без, с застежками на завязках, магнитах, молниях, кнопках, из тонкого картона или из пластика, бумвинила, коленкора, ПВХ, прессованного картона, многослойного микрогофрокартона и других прочных материалов.

Прижимной механизм скоросшивателя

Прижимной механизм скоросшивателя

Папки из картона

Папки из мелованного и немелованного картона с элементарным прижимным механизмом называют скоросшивателями. Это один из наиболее популярных форматов канцелярских принадлежностей, который прост и эффективен в работе, к тому же стоит совсем недорого.

В картонных папках с завязками прижимной механизм отсутствует: документы внутри удерживаются с помощью загибающихся по краям клапанов.

Папка для бумаг с завязками и клапанами

Папка для бумаг с завязками и клапанами

Простые папки с надписью «Дело» с биговкой, но без завязок, без прижимного механизма и без клапанов используют для документов временного хранения, а также в качестве переплетных крышек.

Цветовая палитра дешевых папок из картона, как правило, выдержана в белых, серых или коричневых тонах. Раскрашенные в яркие цвета и очень привлекательные на вид экземпляры стоят дороже. Чаще всего их используют не для архивной, а для текущей конторской документации, украшая сочным разнообразием красок письменные столы и рабочие шкафы.

Архивные короба

Традиционно архивные папки с жестким бумвиниловым покрытием используются как дополнительная упаковка для хранения не подшитых страниц, файлов или отдельных тоненьких папок.

Бумвиниловый архивный бокс защищает документы от вредного воздействия окружающей среды

Бумвиниловый архивный бокс защищает документы от вредного воздействия окружающей среды

Завязанные сбоку тесемки плотно удерживают края конструкции, защищая содержимое от выпадения, вместе с тем препятствуя попаданию внутрь пыли и ультрафиолета. Ламинированная поверхность короба обладает водоотталкивающим эффектом.

Новые модели сделаны из разноцветного многослойного картона, застежка - из прочных эластичных резинок. Круглое отверстие позволяет без проблем вытащить стоящий на полке короб, не нарушив стройный ряд.

Современные архивные папки практичны, удобны и презентабельны

Современные архивные папки практичны, удобны и презентабельны

Благодаря презентабельности и эргономичной форме современных боксов архив приобретает компактный и аккуратный вид. Маркировочные стикеры на корешках позволяют систематизировать материалы по каталогу. Работа в таком архиве одно удовольствие, найти нужные папки по навигаторам не составляет труда.

Переплетные крышки

Переплетной крышкой называется обложка архивной папки, сброшюрованной из документов. Материал обложки должен быть презентабельным, долговечным и износоустойчивым, при этом его цена, как и цена всякого расходного материала, должна находиться на минимальном уровне.

Переплетные крышки используются в качестве обложки при брошюровании сшивов

Переплетные крышки используются в качестве обложки при брошюровании сшивов

Обе стороны обложки сшива между собой скреплены корешком, достаточно прочным и гибким, чтобы папка раскрывалась полностью на 180°.


Возврат к списку