Как организовать архив в организации и сделать работу с ним удобной

Архивное хранение документов — целое искусство, благодаря которому можно забыть о долгом поиске требуемых бумаг. Держать документооборот под полным контролем очень важно, и делать это нужно в соответствии с основными принципами организации архива. В этой статье мы расскажем с чего начать ведение архива в офисе и как сделать работу с ним легкой и приятной.

Есть несколько общих принципов организации архива, которым важно следовать

Есть несколько общих принципов организации архива, которым важно следовать

Общие принципы организации архива

В любом офисе – как большой организации, так и малой – следует придерживать определенных правил для удобной работы с архивом. Их можно свести к основным принципам:

  • Перед тем, как начать расставлять документы на стеллажах, их важно разделить на четыре группы: документы постоянного хранения, по личному составу, длительного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет) хранения. Если на переданные в архив дела были составлены описи, это не займёт много времени.
  • Подлежащие длительному хранению бумаги следует распределить в папки с соблюдением установленных правил об организации архивов. В зависимости от номенклатурных сроков хранения выбирают и способ сшива.
  • Для папок со сроком хранения до 1 года подходит сшив с помощью  гибких металлических или пластиковых планок на два отверстия. Важные документы, имеющие сроки хранения до 75 лет и более, прошивают с помощью прочной нити, продетой в четыре отверстия по левому краю переплета.
Папки для архива разделяют в зависимости от работы с большим или малым документооборотом

Папки для архива разделяют в зависимости от работы с большим или малым документооборотом

Как лучше всего организовать архив?

Если речь идет об организации с небольшим документооборотом, проще и надежнее всего создать архив с помощью таких элементов, как:

  1. Папки-скоросшиватели. В случае наличия элементарного пружинного механизма папку называют скоросшивателем. К основным достоинствам такого изделия можно отнести простоту использования, эффективность в работе, невысокую стоимость. Могут быть изготовлены из картона, пластика, кожи. Картон применяется для архивных данных, не требующих постоянного использования. Форма и внешний вид папки не меняются десятилетиями, что служит серьезным показателем конкурентоспособности. Пластик обладает надежностью и прочностью, защищая собранные внутри документы, является влагостойким материалом. Пластиковые папки рекомендованы для документов, которыми люди пользуются постоянно – например, при просмотре каталогов и демонстрационных изделий. Кожа используется в основном для индивидуального применения и редко попадает в архив из-за своей дороговизны. В то же время кожаные папки долговечны и надежны, а также успешно решают имиджевые задачи, подчеркивая статусность организации и ее руководителя. Преимущественно папки из кожи используются для особо важных документов, договоров или реквизитов.
  2. Картонные папки без прижимного механизма. Например, с загибающимися внутрь клапанами, которые удерживают документы. С завязками или без них. Чаще всего применяются для архивирования документов временного хранения. Цветовая палитра представлена серым, белым и бумажным цветами.
  3. Переплетные крышки – это прочный внешний элемент конструкции переплета, который защищает печатное издание от внешних воздействий. Изготавливаются они из переплетного картона и покровных материалов на тканой и бумажной основах. Для придания прочности крышка может ламинироваться полимерной пленкой. Сторонки делают из картона, отстав из бумаги или картона. Переплетная крышка не только защищает книгу от изнашивания и внешних воздействий, обеспечивая ее долговечность и износостойкость, но и является важным элементом внешнего оформления издания.

Лучше и удобнее всего приобретать различные типы папок в крупных профильных интернет-магазинах, где всегда в наличии множество решений для каждой конкретной задачи.

Папки-скоросшиватели с завязками применяются для хранения стандартных офисных документов

Папки-скоросшиватели с завязками применяются для хранения стандартных офисных документов

Работа с большим количеством документов

В случае, когда речь идет об организации с большим документооборотом, наиболее рационально применение двух типов папок:

  1. Архивных коробов, используемых в офисах, архивах и других ведомствах, где работают с внушительным количеством документов. Это разновидность упаковки, предназначенная для систематизации, хранения и перевозки рабочей и иной документации. Самый популярный вариант материала – пятислойный гофрокартон или микрогофрокартон. Иногда крупные архивные короба также делают из пластика. Этот материал отлично защищает документы стандартного формата А4. В отличие от картона, он не нуждается в дополнительном покрытии, чтобы обрести влагозащитные свойства.

Форма и размеры архивного короба отличаются. Классическая конструкция – это переплетенный прямоугольник из картона с выемками для рук. Однако классическую конструкцию могут дополнять съемные или откидные крышки, а также разметка.

Одно из преимуществ этого вида упаковки, которое сделало его популярным, – возможность сложить коробку так, чтобы она занимала минимум места. А когда потребуется упорядочить или перевезти журналы, документы, книги, буклеты, архивные коробки можно быстро собрать и использовать.

Размеры варьируются, исходя из специфики содержимого. Стандартный вариант предполагает, что в коробку легко поместится не согнутый лист А4.

  1. Папки с кольцами (папки-регистраторы). Изготавливаются из картона, может использоваться водоотталкивающая экобумага, полипропилен. Снаружи изделие часто покрывают различными материалами: кожзам, текстиль, кожа. Указанная продукция имеет доступную стоимость, обладает вместительностью и способностью надежно защищать бумажную документацию, компактно размещаясь на полках или стеллажах.
Подвесная регистратура для архивации документов используется как в больших, так и в малых офисных помещениях

Подвесная регистратура для архивации документов используется как в больших, так и в малых офисных помещениях

Подвесная регистратура и ее плюсы

В организациях, где есть возможность выделить большое отдельное помещение для создания архива, имеет смысл применение как архивных коробов, так и подвесной картотеки (регистратуры).

Подвесная регистратура – это картотека, в которой вместо карточек используются подвесные папки, а каждая папка вмещает от 80 до 500 листов. Большинство офисных работников, как правило, хранит документы в папках-регистраторах. Между тем, чтобы разместить такие папки в офисе, потребуется значительное пространство. Поэтому если необходимо организовать удобное хранение документов, к которым работник часто обращается, рекомендуется использовать подвесные папки А4.

Вместилищем для подвесной регистратуры может быть письменный стол, тумба или портативный бокс

Вместилищем для подвесной регистратуры может быть письменный стол, тумба или портативный бокс

Пользоваться такой регистратурой очень удобно – папки имеют табуляторы со сменными этикетками, с помощью которых легко и быстро можно найти нужный документ

Подставка, тележка, шкаф или тумба письменного стола, а также портативный бокс могут быть вместилищем для подвесной регистратуры, если необходимо организовать ее в небольшом помещении.

Подвесные регистратуры пользуются спросом у аутсорсинговых, банковских, медицинских, образовательных учреждений, а также рекламных и туристических агентств.

Выделяют определенные преимущества использования подвесной картотеки как в больших, так и в малых офисных помещениях. К ним относят:

  • Вместительность, ведь картотека вмещает значительное количество документов. Один кардфайл, в среднем, хранит в себе до 200 страниц.
  • Универсальность, потому что в такой картотеке в сохранности будут любые документы, включая договора, выписки счетов, чеки, личные дела и анкеты, а также каталоги.
  • Наглядность и систематизация материала благодаря табуляторам-ярлычкам, использованию папок разных цветов.
  • Практичность и защита от внешних воздействий благодаря изготовлению из плотного картона или пластика, дополнительно ламинированных для лучшей сохранности содержимого папок.
  • Защита конфиденциальности – подвесная картотека закрывается крышкой и запирается на электронный или обычный ключ.
Список просмотренных товаров пуст
Список сравниваемых товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста
AlfaSystems GoPro GP261D21