Помещение архива предназначено для сохранности и безопасности документов предприятия. Оно должно быть обустроенным в соответствии с определенными требованиями:
- Иметь противопожарную защиту и сигнальное оповещение
- Иметь достаточную степень вентиляции, искусственной или естественной.
- Обладать влажностью, не превышающей предельно допустимых норм для подобного рода помещений.
- Отсутствие солнечного света – одно из ключевых условий надлежащего хранения документов.
- Высота стеллажей должна быть такой, чтобы в случаях подтопления архивные короба с нижних полок не пострадали. Хранение документов на полу недопустимо!
Правильное хранение архивных документов
Как правило, все документы, находящиеся в архиве, делятся на три категории:
- Краткосрочного (временного) хранения – до 10 лет
- Долгосрочного хранения – от 10 лет
- Постоянного (вечного) хранения – свыше 75 лет
Организация учета в архивных помещениях
Практическая польза от архивов не только в обеспечении безопасного хранения документов, но и в их быстром поиске. Для этого необходимо систематизировать систему учета документов, принятых на хранение в архив согласно номенклатуре дел.
С этой целью следует выполнить всего два простых, но необходимых шага:
- Разбить площади хранения документов на сектора с четко обозначенными литерными кодами, индексацией или нумерацией. Такими секторами могут стать стеллажи, их отдельные отсеки или полки.
Систематизация архивных документов
- Предусмотреть ведение архивных журналов. Один – для регистрации посещений, а другой – для регистрации выданных на руки материалов. Для этого подойдет любая бизнес-тетрадь и даже обычный блокнот.
Традиционно архивные книги содержат следующие реквизиты: наименование документа, их номенклатурный номер, период, к которому относится брошюра (например, за І полугодие 2014 года или за октябрь 2014 года), срок хранения, индекс подразделения, код места хранения, даты принятия/выбытия документов и подписи должностных лиц (сдал/принял).
В случаях, предусмотренных законодательством, когда оригиналы документов изымаются из архива сотрудниками уполномоченных органов, в книгах следует сделать пометку о досрочном прекращении хранения со ссылкой на основания и указанием должностей и фамилий лиц, производивших такое изъятие.
Все регистрационные журналы хранятся у лица, ответственного за организацию и ведение архивных дел. Это может быть архивариус, сотрудник отдела кадров или иное лицо, назначенное приказом руководителя.
Оформление новых поступлений в архив
Чтобы исключить беспорядок в делах, пересортицу документов или, что гораздо хуже, их утерю, трудовой контракт или должностная инструкция каждого сотрудника обязательно содержит пункт, регулирующий передачу отработанного материала или завершенного делопроизводства в архив.
Процесс передачи картонных папок с документами в архив общий для всех:
- К архивному хранению допускаются документы, надежно сброшюрованные должным образом: подшитые, переплетенные, сегрегированные и пр.
Подшивка документов для архивного хранения
- Обложки папок с документами должны содержать исчерпывающие идентифицирующие сведения: наименование содержимого, временной период, номенклатурный индекс, срок хранения. Для удобства информацию можно продублировать и на корешке переплета.
- Процесс приема-передачи сопровождается составлением архивной описи установленного образца, подписанной двумя сторонами, участвующими в процессе.
Пошаговые инструкции
Облегчить задачу архивариуса по поддержанию порядка в организации архива поможет пошаговая инструкция, в которой будут по пунктам четко изложены все нюансы его работы. Основными из них являются:
- Единый подход к оформлению всех без исключения документов по общепринятому образцу.
- Разработка общих правил для составления книг, описей, журналов и прочей методичной документации, способствующей упорядочиванию архива.
- Письменное назначение лиц, ответственных за соблюдение требований и норм архивного содержания документов.
При наличии ясно изложенных механизмов работы, грамотном подборе кадров, работа по ведению архивов становится не такой уж трудной. Ваш архив всегда будет в порядке без лишних вопросов, проблем и суеты.
