Полезные советы по оперативному хранению архивных документов

Помещение архива предназначено для сохранности и безопасности документов предприятия. Оно должно быть обустроенным в соответствии с определенными требованиями:

• Иметь противопожарную защиту и сигнальное оповещение
• Иметь достаточную степень вентиляции, искусственной или естественной.
• Обладать влажностью, не превышающей предельно допустимых норм для подобного рода помещений.
• Отсутствие солнечного света – одно из ключевых условий надлежащего хранения документов.
• Высота стеллажей должна быть такой, чтобы в случаях подтопления архивные короба с нижних полок не пострадали. Хранение документов на полу недопустимо!

Правильное хранение архивных документов

Как правило, все документы, находящиеся в архиве, делятся на три категории:

• Краткосрочного (временного) хранения – до 10 лет
• Долгосрочного хранения – от 10 лет
• Постоянного (вечного) хранения – свыше 75 лет

Организация учета в архивных помещениях

Практическая польза от архивов не только в обеспечении безопасного хранения документов, но и в их быстром поиске. Для этого необходимо систематизировать систему учета документов, принятых на хранение в архив согласно номенклатуре дел.

С этой целью следует выполнить всего два простых, но необходимых шага:

• Разбить площади хранения документов на сектора с четко обозначенными литерными кодами, индексацией или нумерацией. Такими секторами могут стать стеллажи, их отдельные отсеки или полки.

Систематизация архивных документов

• Предусмотреть ведение архивных журналов. Один – для регистрации посещений, а другой – для регистрации выданных на руки материалов. Для этого подойдет любая бизнес-тетрадь и даже обычный блокнот.

Традиционно архивные книги содержат следующие реквизиты: наименование документа, их номенклатурный номер, период, к которому относится брошюра (например, за І полугодие 2014 года или за октябрь 2014 года), срок хранения, индекс подразделения, код места хранения, даты принятия/выбытия документов и подписи должностных лиц (сдал/принял).

В случаях, предусмотренных законодательством, когда оригиналы документов изымаются из архива сотрудниками уполномоченных органов, в книгах следует сделать пометку о досрочном прекращении хранения со ссылкой на основания и указанием должностей и фамилий лиц, производивших такое изъятие.

Все регистрационные журналы хранятся у лица, ответственного за организацию и ведение архивных дел. Это может быть архивариус, сотрудник отдела кадров или иное лицо, назначенное приказом руководителя.

Оформление новых поступлений в архив

Чтобы исключить беспорядок в делах, пересортицу документов или, что гораздо хуже, их утерю, трудовой контракт или должностная инструкция каждого сотрудника обязательно содержит пункт, регулирующий передачу отработанного материала или завершенного делопроизводства в архив.

Процесс передачи картонных папок с документами в архив общий для всех:

• К архивному хранению допускаются документы, надежно сброшюрованные должным образом: подшитые, переплетенные, сегрегированные и пр.

Подшивка документов для архивного хранения

• Обложки папок с документами должны содержать исчерпывающие идентифицирующие сведения: наименование содержимого, временной период, номенклатурный индекс, срок хранения. Для удобства информацию можно продублировать и на корешке переплета.
• Процесс приема-передачи сопровождается составлением архивной описи установленного образца, подписанной двумя сторонами, участвующими в процессе.

Пошаговые инструкции

Облегчить задачу архивариуса по поддержанию порядка в организации архива поможет пошаговая инструкция, в которой будут по пунктам четко изложены все нюансы его работы. Основными из них являются:

• Единый подход к оформлению всех без исключения документов по общепринятому образцу.
• Разработка общих правил для составления книг, описей, журналов и прочей методичной документации, способствующей упорядочиванию архива.
• Письменное назначение лиц, ответственных за соблюдение требований и норм архивного содержания документов.

При наличии ясно изложенных механизмов работы, грамотном подборе кадров, работа по ведению архивов становится не такой уж трудной. Ваш архив всегда будет в порядке без лишних вопросов, проблем и суеты.