Предприятия всех форм собственности, эксплуатирующие механические транспортные средства, вне зависимости от того, арендована ли техника или принадлежит компании, обязаны оформлять путевые листы установленного образца.
Путевой лист – это основной первичный документ, который подтверждает работу водителя и автомобиля в соответствии с полученным производственным заданием (маршрутом) и является основанием для учета топлива и горюче-смазочных материалов и списания их стоимости за счет валовых расходов.
Выезд служебного автотранспорта без надлежаще оформленного путевого листа влечет за собой административные взыскания
Правильно заполненные путевые листы способствуют точному расчету налогообложения прибыли предприятия и предотвращают искривление отчетности.
Оформление бланков путевого листа производится диспетчером или другим ответственным лицом предприятия (ни в коем случае не водителем!) на один день или на одну смену. В случаях длительных командировок путевой лист может быть выписан на весь срок командировки.
Ответственность за достоверность данных путевого листа возлагается на руководителя предприятия
Основные реквизиты путевого листа
Путевые листы грузового и легкового автомобиля несколько отличаются между собой, однако основные их реквизиты совпадают:
- Серия и номер бланка, нанесенный типографским или иным способом
- Наименование организации, ее полные реквизиты и угловой штамп
- Дата выписки документа
- Информация об автомобиле – марка и регистрационные знаки
- ФИО водителя и номер его водительского удостоверения
- Задание водителю с указанием времени и места подачи авто
Образец заполнения путевого листа на выезд спецтранспорта
Сведения о лицензионной карточке заполняются в случае перевозки грузов, подлежащих лицензированию.
В обязательном порядке перед началом и по окончании рейса в путевке ставится отметка с подписью механика о том, что автомобиль выдан и принят в технически исправном состоянии. Также путевка должна содержать штамп медицинского работника, подтверждающего своей подписью факт удовлетворительного состояния здоровья водителя. Без таких освидетельствований выезд транспорта из гаража запрещен в целях безопасности.
В графе о движении горючего проставляются показатели спидометра, количество полученного и израсходованного топлива, а также его остаток на конец рабочего дня (смены).
Выезд служебного транспорта из гаража производится только после освидетельствования водителя и авто
На оборотной стороне путевого листа ставится фактическое время прибытия-убытия на объект с указанием его местонахождения и пройденный километраж. Если транспортное средство работало по заказу, проставляется также и код заказчика.
Путевые листы могут быть заполнены как с помощью программных средств, так и обычной ручкой с шариковым стержнем синего или черного цвета.
Порядок бухгалтерского учета путевых листов
Путевой лист – важный бухгалтерский документ строгой отчетности, подтверждающий правомерность отнесения затрат на себестоимость продукции. В случае отсутствия или несоответствия данных в какой-либо графе законность списания расходов может вызвать сомнения у контролирующих органов.
Грамотно оформленные путевые листы избавляют от проблем с фискальными органами
Исправления в путевых листах, как и в остальных бухгалтерских бланках, крайне нежелательны, однако если такая необходимость все же возникла, то их нужно заверять подписями ответственных лиц - не менее двух человек. То есть если речь идет, к примеру, о корректировке данных по расходу бензина, то потребуются подписи водителя и механика.
Срок хранения путевых листов на предприятии составляет 5 лет с момента их погашения.
Журнал учета движения путевых листов
Журнал учета движения путевых листов ведется в электронном или распечатанном виде с целью контроля над их выдачей и возвратом. Он имеет сквозную нумерацию и служит для фиксирования всех путевых листов, выданных предприятием, независимо от типа транспортного средства.
Подобная регистрация способствует упорядочиванию первичного документооборота, систематизации бухгалтерской отчетности и сводит к минимуму риск финансовых манипуляций и злоупотреблений служебным положением.