Идеальный порядок в документации помогает компании оставаться на высоте даже в самые трудные времена. Для достижения удовлетворительных результатов в упорядочивании документов большую роль играет выбор эффективных способов и средств, одним из которых является подвесная система архивации.
Беспорядочное хранение архивов может привести к нежелательным последствиям
Преимущества хранения на весу
Принцип хранить документы в подвешенном состоянии пришел к нам из США. Подвесные папки (Card File) могут размещаться в шкафах, тележках или боксах со специальными креплениями-рельсами.
Сами папки представляют собой картонный или пластиковый лист, сложенный вдвое, в верхнюю часть которого вмонтированы металлические планочки с крючками по краям. Именно крючки удерживают папку на рельсах, позволяя ей беспрепятственно двигаться. Качественные телескопические направляющие картотеки обеспечивают легкость выдвижения ящиков, безопасность и комфортность работы с ней.
Подвесные папки изготовлены из плотного вощеного картона или пластика
Существуют папки с боковыми ограничителями, которые фиксируют документ, не давая ему вывалиться. Документы укладываются в подвесной кардфайл и надежно удерживаются в нем. Некоторые папки оснащены карманами, в которых удобно хранить дополнительные носители – компакт-диски, сопроводительные записки и т.п. Объемные кардфайлы имеют прочное пластиковое дно, которое выдерживает большие нагрузки. Папки продаются в комплекте с разделителями и чистыми ярлыками для идентификации.
Подобный метод архивирования комфортен и не нуждается в подшивке. Это экономит рабочее время, освобождая сотрудников от совершения лишних операций.
Легко двигающиеся в ящике картотеки папки с ярлыками обеспечивают быстрый поиск информации
Подвесная система хранения документов очень удобна в навигации. Каждая папка оснащена пластиковым прозрачным табулятором, в кармашек которого помещается бумажный носитель с буквенными или цифровыми указателями, нумерацией или другими кодовыми обозначениями. Для стикеров сделаны отверстия-пазы по всему фронтальному периметру верха папки: это позволяет легко манипулировать им, извлекая и вставляя в каскадном порядке.
Сортировка документов происходит и по цветовому признаку: все папки имеют сочную, хорошо различимую окраску.
Документы в подвесной системе хранения надежно защищены от пыли, их легко найти и извлечь, в отличие от тяжелых подшитых томов. Немаловажен и эстетический аспект: подвесная регистратура смотрится элегантно, лаконично и современно.
Несгораемые шкафы – надежный способ хранения подвесной картотеки
Боксы, тележки и шкафы
В зависимости от предполагаемых объемов архива потребитель выбирает и емкость для подвесной картотеки – несгораемые боксы, тележки или шкафы. Все они оснащены замками, предотвращающими несанкционированный доступ. Боксы и тележки обладают меньшей вместимостью, зато их компактная мобильность пригодится для краткосрочного хранения документации в небольших помещениях. Громоздкие шкафы лучше расположить в архиве или на территории, максимально подходящей для этого.
Большинство подвесных систем архивации имеет ненавязчивый светло-серый цвет, который гармонично впишется в деловой стиль офисного интерьера.
Существуют настольные подставки для подвесных кардфайлов, которые дают возможность обращаться к часто требуемым архивным документам, не вставая с рабочего места.
Настольная подставка для подвесных кардфайлов
Стоит ли покупать подвесную картотеку?
Подвесная картотека - незаменимый атрибут офисного делопроизводства, оптимальный для корпоративного бизнеса. Несмотря на сравнительно высокую стоимость, это экономически выгодное вложение капитала, которое свидетельствует о прогрессирующем культурном росте компании. Большой срок службы, комфортность в использовании, надежность хранения и порядок в документации делают инвестицию вполне оправданной. К тому же зарубежные производители гарантируют оптимальное соотношение цены и превосходного качества. Доля российских аналогов в этом сегменте рынка пока крайне незначительна.
