Планингами называют датированные и недатированные ежедневники, расчерченные по неделям и часам. Это удобный инструмент для планирования и выполнения большого количества задач, который помогает использовать рабочее время более рационально.
Возьмите в привычку подводить итоги дня с ежедневником в руках
Как пользоваться ежедневником
Руководствуйтесь простыми правилами:
- Постоянный контакт с планингом. С утра обязателен просмотр плана на день, в течение дня по ходу выполнения мероприятий – проставление отметок или вычеркивание их из списка, постановка новых задач и их распределение по соответствующим датам.
- Детальность планирования. Старайтесь вносить в ежедневник все, даже незначительные действия за день – подробный хронометраж дисциплинирует, кроме того, позволяет выявить брешь в несовершенном тайм-менеджменте и исправить ее.
- Подведение итогов. В конце каждого рабочего дня необходим анализ причин невыполнения задания. В зависимости от результатов могут потребоваться различные действия – разбивка большой задачи на несколько частей, снятие вопроса с повестки дня либо перенесение дедлайна на другую дату.
Шаблоны датированных планингов подскажут как пользоваться ежедневником
Советы профессиональных психологов подскажут, как пользоваться ежедневником с наибольшей эффективностью:
- По возможности планируйте важные дела на первую половину дня – именно в это время суток зафиксирована самая активная мозговая деятельность человека.
- Старайтесь вначале выполнить «неприятные» задачи, чтобы как можно скорее освободиться от ощущения обреченности и избавить мысли от ненужного груза.
Придумайте условные обозначения для маркировки приоритетности задач
Как и что можно писать в ежедневнике-планинге
Перечень того, что можно написать в ежедневнике, ничем не ограничен. Однако у лиц различных профессиональных, возрастных и социальных групп он будет существенно отличаться, как длиной, так и содержанием.
Под оглавление отводят несколько первых страниц в начале ежедневника
В деловой ежедневник, кроме постановки задач, вносится любая информация, которая могла бы способствовать организации рабочего времени:
- Оглавление
- Контакты коллег, клиентов, партнеров
- Список ответственных должностных лиц, которым можно делегировать выполнение той или иной задачи
- Перечень с адресами региональных представительств вашей филиальной сети и их руководителей и т. п.
Разбейте свои планы на макро и микро – в конце ежедневника набросайте примерный план на год (месяц, неделю).
На каждой датированной странице пишите список запланированных на этот день дел. Ведите записи следующим образом:
- Разделите страницу на две части с названиями «Жесткие задачи» и «Гибкие задачи» и рассортируйте дела по временному признаку.
Например, слева обозначьте обязательные цели, которые должны быть выполнены точно в срок (например, звонок клиенту - в 15.00), справа те, которые не имеют конкретной привязки ко времени (например, подготовка коммерческого предложения – в течение дня).
Жесткость планирования, когда задача привязана к конкретному времени, повышает мотивацию, однако может вызвать стресс и раздражительность - особенно если график постоянно срывается по тем или иным причинам.
Поэтому более выигрышным является гибкое планирование, когда человек заранее морально и психологически готов к любому развитию событий (выполнение, отсрочка, переформатирование постановки или отмена задания), работает по плавающему расписанию и при этом чувствует себя более комфортно.
Вот что можно писать в ежедневнике
- Структурируйте все что можно записывать в ежедневнике, устанавливая приоритетность задач путем присвоения условных обозначений. Например:
- Символ А – первостепенные задачи, которые должны быть выполнены в любых условиях и при любых обстоятельствах (например, оплата налогов до такого-то числа)
- Символ В – второстепенные задачи, выполнение которых желательно (например, подготовить отчет для бухгалтерии)
- Символ С – задачи третьестепенной важности, выполнение которых возможно после первых двух категорий (например, разобрать документы на столе).
- Внизу каждой страницы после подведения итогов дня можно выделить пару строчек для краткого резюме, озаглавив их как «Достижение» или «Урок».
- Вычеркивание сделанных дел в конце дня усиливает чувство удовлетворения, мотивирует и побуждает к действию. Но если вы хотите сохранить аккуратность на страницах ежедневника, ограничьтесь проставлением галочек или обведением номера задачи в кружок.
Также рекомендуем:
